Aktindsigt

Enhver har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven – for eksempel også unge under 18 år og udlændinge, der ikke bor i landet. Gælder det din egen sag, eller er du part i en sag, det vil sige direkte berørt af sagens udfald, har du krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningsloven giver en større adgang til aktindsigt end offentlighedsloven. Din sagsbehandler kan oplyse dig nærmere herom.

Du kan få aktindsigt via brev, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Der er altså ingen formelle krav.

Du skal ikke begrunde dit ønske om aktindsigt. Det er ikke nødvendigt at kende sagens journalnummer eller navn. Kommunens medarbejdere vil gerne vejlede. Loven siger, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at en sag eller et dokument kan identificeres. Desuden skal anmodningen angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører.

Du kan som udgangspunkt kun få aktindsigt i det, der allerede er i sagen. Kommunen er dog forpligtet til at foretage en sammenstilling af oplysninger i it-systemet, hvis det kan ske ved få og enkle kommandoer.

Kommunen skal give aktindsigt så hurtigt som muligt. Vi skal have færdigbehandlet din anmodning inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre det på grund af sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Kan vi ikke nå det inden for denne frist, skal vi underrette dig om årsagen hertil, og om hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Du har krav på en begrundelse og en klagevejledning, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Hvem skal du kontakte

Ønsker du at få aktindsigt i en sag, skal du henvende dig til den afdeling i kommunen, der har med sagen at gøre.

Kopi eller gennemsyn af sagen

Du bestemmer, om du vil have kopi af sagsakterne, have dem tilsendt elektronisk eller om du vil gennemse sagsakterne hos kommunen. Hvis du sender anmodningen elektronisk vil kommunen gå ud fra, at du ønsker sagsakterne tilsendt elektronisk, medmindre du oplyser andet.

Justitsministeriet har fastsat regler for betaling for udlevering af dokumenter i medfør af offentlighedsloven.

Kommunen kan opkræve 10 kr. for den første side og 1 kr. pr. efterfølgende side. Udleveres dokumenterne elektronisk, kan kommunen opkræve 100 kr., hvis der udleveres mere end 100 sider.

Nyborg Kommune opkræver som udgangspunkt ikke betaling for udlevering af fotokopier som følge af anmodninger om aktindsigt. Ved anmodning om kopi af omfattende sagsmateriale vil Nyborg Kommune dog efter omstændighederne opkræve betaling i henhold til ovennævnte bekendtgørelse.

Typer af sager, hvor du ikke kan få aktindsigt

Offentlighedslovens udgangspunkt er, at alle borgere har ret til aktindsigt. Der er dog visse typer af sager, hvor kommunen på grund af offentlighedslovens regler ikke må give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

• Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige.
• Personalesager – her kan du kun få oplyst den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
• Disciplinærsager for ansatte i chefstillinger – her kan du kun få oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle.

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Interne arbejdsdokumenter er blandt andet:

• Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug
• Breve mellem kommunens egne enheder herunder mellem byrådet og dens udvalg, forvaltninger, afdelinger og andre organer.

Du har dog som borger i nogle tilfælde krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig for eksempel om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligten.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter i sagen end de interne. Kommunen skal uddrage disse oplysninger ud fra de pågældende interne dokumenter.

Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt. Det kan for eksempel være kommunens brevveksling med en advokat for eksempel  forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud med videre.

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som for eksempel:

• Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold.
• Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger.

Væsentlige hensyn til det offentliges, herunder kommunens interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt begrænses. Det gælder for eksempel:

• Hensynet til gennemførelse af kommunens kontrol- eller planlægningsopgaver
• Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser

Kommunen skal altid overveje, om der kan gives aktindsigt i medfør af meroffentlighedsprincippet.

Hvis kommunen har besluttet at undtage for eksempel et internt arbejdsdokument fra aktindsigten, skal kommunen overveje, om der alligevel kan gives aktindsigt i dokumentet. Det er ikke altid nødvendigt at undtage interne arbejdsdokumenter.

Dokumenter med personfølsomme oplysninger kan derimod ikke blive omfattet af aktindsigten ud fra hensynet til meroffentlighedsprincippet, da tavshedspligten vejer tungere end hensynet til offentlighed i forvaltningen.

Afgørelser om aktindsigt kan påklages til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen af den sag, som aktindsigtsanmodningen vedrører.

Hvis der ikke er en øverste klageinstans, kan afgørelsen om aktindsigt påklages til Statsforvaltningen.