Vi oplever, at lydoptagelse af møder kan hæmme dialogen mellem borger og medarbejder, og derfor opfordrer vi generelt til, at møder i kommunen ikke optages.
Du har altid mulighed for at få tilsendt et referat fra mødet. Derudover har du også altid mulighed for at tage en bisidder med til mødet, som kan hjælpe dig med at huske og forstå de ting, der bliver sagt på mødet.
Det er kommunen, der fastsætter rammerne for møder med borgerne. Du har som borger derfor ikke et krav på at optage de møder, som du deltager i med kommunen. Derfor tillader vi som udgangspunkt ikke lydoptagelse af møderne.
Retningslinjerne gælder for alle typer af møder, herunder fysiske møder, telefonmøder og virtuelle møder.
Saglige behov og hensyn
Du skal på forhånd anmode om at optage et møde, såfremt du ønsker dette, og hvis du har et sagligt behov, vil din anmodning som udgangspunkt blive accepteret. Saglige hensyn kan være, at du på grund af nedsat hukommelse, koncentrationsbesvær eller andet ikke i tilstrækkeligt omfang vil kunne forstå eller huske indholdet af mødet.
Hvis du på baggrund af dine personlige forhold ønsker at lydoptage et møde, skal du forud for mødet give medarbejderen besked om det, og det er vigtigt, at du angiver, hvad der ligger til grund for dit ønske om lydoptagelse. Medarbejderen vil herefter foretage en konkret og individuel vurdering af dit behov for at optage mødet.
Hvis din anmodning om lydoptagelse accepteres, vil medarbejderen også lave en lydoptagelse af mødet.
Hvis vi afslår dit ønske om at lydoptage et møde, vil du få besked om, hvad der ligger til grund for vurderingen. En sådan afvisning skal altid være sagligt begrundet, og medarbejderen skal kunne forklare dig, hvorfor du ikke må lave lydoptagelser.
Vær opmærksom på, at eventuelle lydoptagelser kun er til eget brug, og dem der hjælper dig med din sag.
Videooptagelser tillades ikke.