Årsberetning og vedtægter

Borgerrådgiverens overordnede funktion

§ 1. Nyborg Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion. Funktionen er reguleret efter § 65 e i lov om kommunernes styrelse og i kommunens styrelsesvedtægt. Borgerrådgiveren er således forankret direkte under Nyborg Byråd og er uafhængig af kommunens udvalg og
forvaltning.

§ 2. Borgerrådgiveren varetager nærmere af Nyborg Byråd fastsatte opgaver. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i denne vedtægt.

Formålet med borgerrådgiveren

§ 3. Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Nyborg Kommune og at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at klage over forhold, der vedrører Nyborg Kommune og medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens forhold til Nyborg Byråd og dets udvalg mv.

§ 4. Nyborg Byråd ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter de nærmere regler for dennes virksomhed.

Stk. 2. Klager over borgerrådgiveren som funktion behandles af Nyborg Byråd.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen.

Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer til Nyborg Byråd, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt. Nyborg Byråd kan dog pålægge borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

§ 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Nyborg Byråd, hvor borgerrådgiveren redegør for sin virksomhed. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til kommunens politiske ledelse, borgmesteren eller forvaltninger. Beretningen offentliggøres.

Borgerrådgiverens kompetence

§ 7. Borgerrådgiverens funktion omfatter alle områder i kommunens regi henhørende under de stående udvalgs og økonomiudvalgets umiddelbare forvaltning, dvs. den samlede administration med alle dertil hørende institutioner og tjenestesteder samt borgmesteren i sin egenskab af den øverste daglige leder.

Stk. 2. Borgerrådgiveren behandler klager over den formelle  sagsbehandling (lovmæssige sagsbehandlingsregler, vedtagne retningslinjer og god forvaltningsskik). Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager over det faglige indhold i afgørelser (afslag,
bevillinger, forbud, tilladelser m.v.).

Stk. 3. Borgerrådgiveren behandler henvendelser og klager om blandt andet:

1. kommunens sagsbehandling
2. personalets optræden
3. udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed)

Stk. 4. Borgerrådgiveren kan ikke træffe afgørelser eller ændre afgørelser. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager med videre over:

1. det faglige indhold i kommunale afgørelser
2. politisk vedtaget serviceniveau
3. kommunens personale- og ansættelsesforhold
4. forhold, som andre klageinstanser tager sig af
5. spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller domstolene
6. forhold som byrådet har behandlet og taget stilling til.

Borgerrådgiverens opgaver

§ 8. Borgerrådgiverens opgaver består i:

1. at bistå borgere, der er utilfredse med Nyborg Kommunes handlinger og undladelser, herunder ved

• • at behandle klager over Nyborg Kommune
  • at yde vejledning i klagesystemet
  • at yde hjælp til forståelse af breve fra kommunen, herunder afgørelser
  • at få genskabt dialogen med kommunen
  • at mægle mellem borgeren og kommunens medarbejder
  • at finde vej i den kommunale organisation

2. at gennemføre undersøgelser af egen drift med henblik på at kvalificere kommunens sagsbehandling.

3. at yde råd, vejledning og undervisning til kommunens ansatte.

Henvendelse til borgerrådgiveren

§ 9. Henvendelser til borgerrådgiveren kan rettes af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i sagen.

Stk. 2. Klager over forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgives af enhver, der er væsentlig berørt af forholdet.

§ 10. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af henvendelsen, undersøgelsen skal omfatte.

§ 11. Henvendelsen skal rettes senest 1 år efter, at forholdet er begået.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af fristen i stk. 1, hvis:

• henvendelsen fortsat har fornøden retlig interesse for borgeren,
• det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst, og
• en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper.

Sagens oplysning

§ 12. Forvaltninger m.v., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, er forpligtet til at meddele borgerrådgiveren de oplysninger og udlevere de dokumenter m.v., som forlanges af
borgerrådgiveren.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltninger m.v., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, skriftlige udtalelser.

Frist for svar til borgerrådgiveren

§ 13. Kommunens forvaltninger m.v. skal besvare borgerrådgiverens henvendelser inden 15 arbejdsdage, medmindre borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.

Stk. 2. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere borgerrådgiveren om dette og baggrunden herfor og oplyse, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

Medvirken til forbedringer

§ 14. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for brugerne af Nyborg Kommune. Borgerrådgiveren skal yde konsultativ bistand til medarbejdere i
kommunen, herunder ved:

1. at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer,
2. at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen,
3. at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret m.v.,
4. at yde bistand i forbindelse med projekter og lignende til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne, og
5. på anden måde at bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

Løbende tilbagemeldinger

§ 15. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med forvaltningerne om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling m.v. og orienterer forvaltningerne om sine overordnede  konstateringer.

Borgerrådgiverens bedømmelse

§ 16. Borgerrådgiveren skal vurdere, om Nyborg Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

Borgerrådgiverens reaktion

§ 17. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik og fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.

Stk. 2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for  forvaltningen, men forvaltningen skal meddele borgerrådgiveren, hvis en anbefaling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive fagudvalg eller
Nyborg Byråd om forholdet.

Stk. 3. Såfremt borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal borgerrådgiveren give meddelelse om sagen til Nyborg Byråd.

Principperne om udtømt dialog og inddragelse

§ 18. Uoverensstemmelse mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

Stk. 2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive anbefaling m.v., før vedkommende forvaltning m.v. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.

Stk. 3. Borgerrådgiveren oversender derfor som udgangspunkt en konkret klage til besvarelse i den relevante forvaltning m.v., hvis klagen ikke har været forelagt der, inden henvendelsen til borgerrådgiveren.

Stk. 4. Hvis en henvendelse ikke giver borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling m.v., kan sagen afsluttes, uden at borgerrådgiveren forinden forelægger henvendelsen til udtalelse ved vedkommende forvaltning m.v.

Tavshedspligt

§ 19. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere
kreds af personer.

Offentlighed

§ 20. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af regler om tavshedspligt m.v.

Ikrafttræden

§ 21. Denne vedtægt træder i kraft 23. februar 2016.